Por Patrícia Caúla |
Legal Operations, ou Legal Ops, é a estrutura de gestão que organiza processos, pessoas, tecnologia, dados e
orçamento para dar suporte à atividade jurídica. Sua implementação não depende necessariamente da criação de
um departamento próprio.
Uma operação jurídica pode acumular dificuldades em diferentes áreas ao mesmo tempo: prazos distribuídos de
forma desigual, informações inconsistentes, retrabalho, custos pouco previsíveis e sistemas que não conversam
entre si. Diante desse cenário, a resposta imediata costuma ser procurar uma nova ferramenta ou redesenhar
vários processos de uma vez.
O problema é que, sem um diagnóstico, a equipe corre o risco de automatizar falhas existentes ou investir recursos
em questões que não são prioritárias. O ponto de partida é compreender como a operação funciona, quais
resultados precisa alcançar e onde estão os principais obstáculos.
O diagnóstico vem antes da tecnologia
O primeiro passo é mapear o trabalho realizado. Isso envolve identificar as principais demandas, as etapas
percorridas, os responsáveis, os prazos, os sistemas utilizados e os critérios de encaminhamento. O objetivo não é
documentar cada tarefa de maneira exaustiva, mas compreender os fluxos que concentram volume, custo, risco ou
Atraso.
Uma equipe que enfrenta demora na elaboração de peças, por exemplo, pode atribuir o problema à falta de
pessoal. A análise do fluxo pode revelar outra causa: documentos recebidos incompletos, distribuição inadequada
de tarefas ou necessidade de correções sucessivas. Cada hipótese exige uma resposta diferente.
Contratar profissionais pode ser necessário, mas não resolverá uma falha de entrada de dados ou de definição de
Responsabilidades.
O diagnóstico também deve considerar a percepção de quem executa o trabalho. Relatórios ajudam a localizar
desvios, mas nem sempre explicam por que eles acontecem. Conversas estruturadas com advogados, equipes
administrativas e gestores permitem confrontar os indicadores com a rotina efetiva.
Escolher o que será priorizado
Depois do mapeamento, é preciso evitar a tentativa de resolver tudo simultaneamente. Uma forma prática de
priorizar consiste em avaliar quatro fatores: impacto financeiro, exposição a riscos, frequência do problema e
esforço necessário para corrigi-lo.
Uma falha que compromete prazos legais ou gera perda recorrente de informações pode exigir tratamento
imediato. Já uma melhoria de apresentação de relatórios, embora útil, talvez possa esperar se não interferir nas
decisões ou na execução do trabalho.
A priorização também depende dos objetivos da organização. Um escritório em expansão pode precisar padronizar
procedimentos e definir responsabilidades antes de aumentar a equipe. Um departamento jurídico com custos
crescentes pode começar pela análise do orçamento, dos contratos com fornecedores e da distribuição de
demandas internas e externas.
Uma operação de contencioso de volume pode concentrar esforços na qualidade dos dados, na classificação das
ações e na identificação de causas recorrentes.
Não há uma sequência universal. A ordem depende do problema identificado, dos recursos disponíveis e das
consequências de manter a situação atual.
Indicadores que ajudam a decidir
A coleta de dados deve servir à gestão, e não apenas à produção de relatórios. Indicadores úteis precisam ter
definição clara, fonte identificável, periodicidade e responsável pela validação. Entre as métricas possíveis estão:
· O tempo de conclusão de cada etapa;
· O custo por demanda;
· O volume de retrabalho;
· O cumprimento de prazos;
· A distribuição da carga de trabalho;
· A concentração de processos por tema ou unidade de negócio.
Os números precisam ser interpretados em conjunto. Uma redução no tempo médio de conclusão, por exemplo,
não representa necessariamente melhora se vier acompanhada de aumento de erros ou de retrabalho. Da mesma
forma, comparar a produtividade individual sem considerar a complexidade das demandas pode produzir
avaliações distorcidas.
É importante separar o que a operação consegue medir com segurança daquilo que ainda depende de estimativas.
Dados incompletos não devem ser apresentados como indicadores precisos. Em alguns casos, a primeira etapa de
Legal Ops será justamente padronizar registros para permitir comparações confiáveis no futuro.
Processos, pessoas e tecnologia
Com as prioridades definidas, a equipe pode revisar os procedimentos, distribuir responsabilidades e avaliar quais
ferramentas são realmente necessárias. A tecnologia deve responder a uma necessidade identificada: reduzir
etapas manuais, melhorar a rastreabilidade, integrar informações ou permitir análises que antes eram inviáveis.
A implantação de um sistema, por si só, não corrige processos mal definidos. Se cada equipe registra a mesma
informação de maneira diferente, a ferramenta tende a reproduzir a inconsistência em escala maior. Antes de
automatizar, é necessário estabelecer padrões mínimos, regras de acesso, critérios de qualidade e responsáveis
pela manutenção dos dados.
A gestão da mudança também faz parte do trabalho. Um processo novo precisa ser compreendido por quem o
executará, e sua aplicação deve ser acompanhada para identificar dificuldades e ajustes necessários.
Uma estrutura que evolui com a operação
Legal Operations não exige um projeto amplo desde o primeiro dia. É possível começar com um fluxo prioritário,
definir uma linha de base, implementar mudanças e medir os resultados antes de avançar para outras frentes.
O diagnóstico permite que a organização diferencie problemas de capacidade, processo, informação e governança.
Essa distinção torna a alocação de recursos mais racional e ajuda a conectar a gestão jurídica às necessidades do
negócio. A estrutura deve crescer a partir de problemas concretos, com critérios que permitam verificar se as
mudanças produziram o resultado esperado.
Para discutir o diagnóstico da sua operação jurídica, entre em contato com o escritório.
Perguntas frequentes
O que é Legal Operations?
É a estrutura de gestão que organiza processos, pessoas, tecnologia, dados e orçamento para melhorar o
funcionamento da operação jurídica.
Por onde uma empresa deve começar a estruturar Legal Ops?
Pelo diagnóstico dos fluxos de trabalho, dos custos, dos riscos e dos principais gargalos, antes de investir em
Tecnologia.
Como definir quais melhorias devem ser priorizadas?
Considerando o impacto financeiro, a exposição a riscos, a frequência dos problemas e o esforço necessário para
corrigi-los.
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